時間管理三大法則,先從生吃一隻青蛙開始

時間管理三大法則

你是瞎忙一族嗎?每天像個陀螺不停旋轉,找不到喘息的時間,但是年初寫下的願望清單上,一堆願望到年底都沒動過:

想升職,上班時間卻被會議和雜事填滿,沒時間做額外業績;想變健康,但經過上班的疲勞轟炸,下班只想當顆沙發馬鈴薯;想開始經營個人品牌、不喜歡現在的工作,想探索興趣或準備轉職,卻找不出時間經營自己…。

醒醒吧!時間永遠不夠,事情永遠做不完的!該怎麼辦?

很簡單,只要做最重要的三件事情就好。問題是,如何分辨什麼是「重要」的?

時間管理法則1:訂定具體而明確的目標

「你想要什麼?」一但知道自己想要什麼,你就知道如何從一籮筐的事裡,挑出對目標最有幫助的事情。

BUT,人生老是有這個 BUT 讓事情無法順利進行,大部分的人都不知道自己想要什麼。

提供你一個簡單的方法:想像5年後的自己,正在過怎樣的生活?你會和誰一起、在哪裡、做怎樣的事情?請描繪一個畫面,並且找出能實現這個畫面的關鍵。

如果希望未來的自己在做一份充滿熱情的工作,你現在的目標就是尋找使命與熱情;如果未來的自己在享受財務自由,那麼累積資產就是你現在的目標。

工作的時間管理也是一樣,你的工作目標是什麼?老闆希望你為公司做些什麼?工作目標不是自己決定就好,請和老闆坐下來好好談談,釐清老闆心中對你的期待是什麼。

有了目標,就能為事情安排順序、找出「青蛙」了。

長髮女子和男子在會議室開會討論事情
和老闆談一談你的目標吧!unsplash.com

時間管理法則2:永遠先從青蛙開始吃

如果你的待辦事項是一個池塘,青蛙就是對你最有價值、最重要、最能幫你完成目標的事情,蝌蚪則是耗時、瑣碎、不重要的雜事。

為什麼我們總是先吃蝌蚪?

大腦為了保護生命,會無意識地選擇先做簡單任務,避免風險與生命威脅。不過,現在科技發達、社會安全,我們已經不會輕易被野獸吃掉(倒是要防範冒失的貨車司機),這個天性就被沿用在日常生活與工作中。

我還在做行銷時,一天的工作可能有整理上週貼文成效的蝌蚪級雜事,也有打電話給廠商確認製作物細節的青蛙級事項,畢竟製作物細節確認了,才能推動專案繼續進行。

如果我無意識地開始一天的工作,我會先把蝌蚪雜事處理完,因為蝌蚪雜事最快完成、風險最低,也最直接帶給我完成任務的成就感。

而像連絡廠商這種比較困難的青蛙級事項,我會選擇晚點再做,因為大腦要先確保我人身安全了(?),才能進行比較難的工作。

結果,因為製作物細節太晚確認,設計師更晚才出新的圖給我,我又得加班聯絡廠商,代表我必須犧牲下班後的活動,可能是運動、進修或社交…等等幫助自己過得更好的任務。

強迫自己先吃青蛙!

美國知名作家馬克吐溫曾說:

假如你每天早上第一件事就是生吃一隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一天之中最糟糕的事。

也就是說,時間管理最好的方法,是把最困難的工作安排在一天的第一個任務,這就是「強迫效率法則」。

回到我的行銷工作:如果我先聯絡了廠商,設計師就能早點出圖給我,我就能在下班前二度聯繫廠商,並且在等待出圖的時間整理報表,六點就能準時閃人去進修,完美的一天。

你可能覺得,好吧,剔除掉20件蝌蚪小事,剩下的10件事都很重要啊!我連這10件事都做不完,要怎麼把青蛙都吃掉?

皺眉頭的男子在黑暗房間的沙發上用蘋果電腦
打開待辦清單的你,表情也是這樣嗎?unsplash.com

吃「正確的青蛙」

當青蛙太多的時候,哪一隻才是正確的青蛙?聽過 80/20 法則吧?公司 80% 的營收,來自 20% 的客戶;80% 的財富,掌握在 20% 的人手上..。

80/20法則,同樣適用在你的待辦清單。待辦清單中,只有 20% 的事情,會影響你人生 80% 的結果;工作也是,只有 20% 的工作,就能決定你 80% 的績效。

那 20% 的事情是什麼?最能幫助目標的事情,但我們總是不自覺把大部分的時間,花在那 80%、不重要的小事。

如果覺得工作太多太雜,把手上的事情全部列下來,和老闆、主管坐下來好好談談,哪三件事最能滿足公司對你的期待、幫助公司最多?專心做好這三件事,很快就能看到績效提升。

下班後,先做對目標最有幫助的事:今年的目標是健康?下班後請先去運動;目標是加薪?下班後請先去學習;目標是生活和工作平衡?下班後先去列下和老闆談話的草稿,確認你的工作青蛙是什麼。

現在就開始吃青蛙

叫你吃青蛙,太不可置信了嗎?花時間瞪著青蛙、在青蛙面前走來走去、懷疑自己吃不吃的下去、這隻青蛙是不是正確的…無論你花多少時間猶豫,什麼事都不會發生,別再猶豫了!現在就咬一口青蛙!

太多青蛙要吃,讓你不知道如何開始,怎麼辦?先吃最醜、最大的那隻;青蛙太大,怕吃不完?把青蛙拆分,先吃前腳、在吃後腳,最後再吃身體。一隻青蛙難以下嚥,青蛙前腳卻可以輕鬆吞下。

曲棍球明星 Wayne Gretzky 說:

如果你不揮棒,那就是100%沒機會。

吃青蛙的重點,不在於準備是否完善、狀態是否完美,只有一條大原則:「開始」。現在就開始吃青蛙吧。

公園裡的跳格子遊戲
現在就開始吧!unsplash.com

時間管理法則3:有效率地吃青蛙

儘管吃青蛙不容易,但是透過一些方法,你可以把青蛙吃得又快又好,老闆歐漏,老公讚嘆,老媽都說好棒棒。

1. 事前做計畫

你知道嗎?每花1分鐘做計畫,就能省下10分鐘的執行時間;每天花10分鐘做計畫,每天就省下100分鐘,代表你一天就比別人多出快兩個小時!

個人生產力最重要的原則:10/90 法則,指的是如果你能在工作開始前,先花10%的時間規劃、整理工作的話,你完成工作所需的時間就能節省90%之多。

我習慣使用子彈筆記規劃每日工作,也使用 WBSOKR 來拆解工作、管理目標。

2. 保持專注

工作的時候,保持高度專注。小心科技產品不經意間剝奪你的注意力:郵件通知、臉書好友留言、老媽的 Line 訊息等等。工作時,把通訊軟體通通關掉吧!

此外,製造「急迫感」也能強迫自己進入高度專注的心流狀態,運用待辦清單創造視覺壓力,給自己完成任務的期待感,也可以在完成任務、劃掉任務時,為自己創造成就感,加強工作動力。

3. 雜事外包

蝌蚪級的雜事,就外包給科技吧!整理報表還在一行一行複製貼上?你可以學習如何用 Google Data studio 串接資料,讓機器人自動幫你抓資料、做報表;

到超市才想今天要煮什麼菜?用 Google 試算表一次安排一週菜單、計算食材份量,到超市快速採購完畢;投資清掃工具,把打掃外包給掃地機器人、洗碗機和可預約時間的洗衣機,讓它們幫你做家事。

不要成為科技的奴隸,而要善用科技,讓科技成為你的僕人

總結

《先吃那隻青蛙》濃縮許多實用的時間管理技法,訂定目標、排優先順序和拆分任務,都是我用很久也很喜歡的管理技巧;而且這本書很輕薄,用字淺顯,一個晚上就能讀完,完全不負擔。

哈佛大學 Dr. Edward Banfield 長達 50 年的研究指出,要預測一個人未來的社經地位,關鍵在於他對時間抱持怎樣的態度,因為態度決定行為,行為累積出成就。

現在就開始找出你的青蛙吧!

(2023 更新:發現《先吃那隻青蛙》已經絕版,明明就是一本超級好的書,可惜啊!)

推薦閱讀:《先吃掉那隻青蛙》(已絕版)

時間管理-先吃掉那隻青蛙

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