想做的事很多卻沒行動力?用5W2H原則寫一份企劃吧!

如何做一份幫助行動的企劃書?

大學同學 L,大概從2017年的聚會開始,常常提到工作上的煩惱:沒有國外碩士學歷,升遷很不吃香,考慮要出國進修。一開始大家聽到,很熱心給他建議,還介紹有留學經驗的朋友認識。

一年過去,L 還是在聚會上說一樣的事:想出國唸書,但還沒去;三年過去,L 照常出席在台灣的聚會,大家已經把 L 的發願當抱怨。到了今年,L 還在一樣的公司、一樣的位置,出國連個撇都沒有。

問他為什麼還沒規劃?原因包含了:萬一唸完回來沒升遷怎麼辦?會不會白忙一場?唸完回來就超過30歲了、怕沒時間準備英文考試、不知道唸哪個學校比較好…等等等。

你身邊也有只抱怨、不行動的人嗎?或是你就是這種人?當想法太大,甚至覺得有點瘋狂時,不知道從何開始,乾脆用講的就好。

但是只動嘴巴,不會改變任何事

我的解決方法很簡單:寫一份企劃書。本文與你分享:

把未知變已知,增加行動力

為什麼寫企劃可以解決只抱怨不行動的問題?因為寫企劃可以把未知變成已知。人類 DNA 天生害怕未知的事,未知等於風險,風險可能造成生命威脅,因此面對未知,最安全的做法就是不行動。

寫企劃書,可以幫助自己釐清為什麼要做這件事、如何做到,事先預想可能面對的風險。漸漸的,未知變成已知,當我知道為什麼這麼做、需要什麼資源、可能發生什麼狀況,做好大致心理準備,就能降低不安、增加行動力。

此外,當你對一件事已經有所規劃,不僅更有方向、知道自己為什麼而忙,也能省下更多時間,避免像無頭蒼蠅一樣做白工。

以前我的工作是行銷,常常寫企劃,後來這份企劃能力,在生活中給我很多幫助。

剛開始接觸投資時,我對房地產很有興趣,但在做企劃的過程中,我發現自己收入不穩定、貸款條件不好,果斷放棄投資房地產;後來,我改走保守路線、接觸資產配置的概念後,也做一份企劃書,幫自己規劃原本不太熟的資產配置。

面對太模糊、太大、不熟的事情,寫一份企劃,就能幫自己開始行動。

如何寫一份完整的企劃書?

白色桌子上放著月曆、待辦事項、電腦和尺

掌握 5W2H 原則,寫好一份企劃書

一份完整的企劃架構,包含 5W2H:

  • 目標 Why
  • 做什麼 What
  • 怎麼做 How
  • 時程規劃 When
  • 利害關係人Who
  • 預算 How much
  • 地點 Where

目標 Why

企劃最最最重要的,就是目標:我為什麼要做這份企劃?我的目標是什麼?目標訂得好不好,關係到你後續採取什麼行動、是否順利執行,因此訂目標需要謹慎一些。

一個好的目標應該要遵守 SMART 原則

  • Specific(明確):目標要具體、明確
  • Measurable(可衡量):目標要可以衡量,達成/未達成或達成幾%都可以
  • Achievable(可達成):在自己的能力範圍內
  • Relevant(相關):與你的中長期目標相關
  • Time-bound(時限):要有時間限制

以出國留學為例,好的目標應該是「2年內申請到學校」,而不是「出國留學,幫助升職」。「出國留學,幫助升職」不夠具體,而且升職與否牽涉因素太複雜(經濟環境、公司人事等等),不在自己的能力範圍內,也沒有時間限制。

做什麼 What

第二重要的,是做什麼 What:要達成目標,我需要做到哪些事情?

如果想買房子,就需要知道資金如何規劃,如何找標的,並且實際去看房;如果想出國留學,先研究學校,然後考托福,並且開始申請學校。

What 維持在 3~5 個以內,避免項目太多而失焦。

另外也要注意,What 和目標訂定一樣,要把重點放在自己做得到的事情上。假設目標是增加整體收入,「增加投資獲利」就不是好的 What,因為投資能不能賺錢無法自己決定,可能遇到景氣不好、金融危機等等預想不到的事件。

比較理想的 What 是「增加投資知識」或「啟動2個投資計畫」。

怎麼做 How

接著,要做到 What,我需要怎麼做?需要哪些詳細步驟?一開始一定很混亂,而且知識不完整,先把所有能想到的執行項目通通寫下來,再針對不足的部分去查資料。

例如為了出國留學要去考托福,一開始你只知道要考試,但什麼時候考、怎麼報名、要讀哪些教材通通不知道,做完功課之後,你就知道什麼時候要報名考試,什麼時候該開始唸書。

隨著調查越來越詳細,執行步驟也會越來越完整,原本模糊的想法像是戴上眼鏡,越來越清晰。

企劃的架構:目標、做什麼和怎麼做

時程 When

再來,絕對不能省略時程安排,如果忽略時程,企劃永遠都不會執行

我建議時程規劃用「倒推法」,假設5/31是國外學校收件最後一天,從5/31開始倒推,抓一個月寫 SOP,三個月前拿到考試成績,再抓三個月準備考托福…等等。

通常時程抓的都會不準,畢竟沒有申請學校的經驗,所以時程要保守估計、保留彈性,隨實際狀況調整。

預算 How much

很直白,就是各個執行步驟可能產生的花費。

利害關係人 Who

誰跟這份企劃有關?

想出國唸書,第一個關係到的是家人:家人的態度如何?是否需要家人的經濟支持?再來是伴侶(有的話),伴侶能跟你一起出國嗎?你們彼此能接受遠距離嗎?推薦信可以找哪些教授寫?有沒有認識學長姐有申請經驗?

想想看誰會被這個企劃影響,以及誰能幫助你完成這個企劃,你該怎麼跟他們溝通、連結。

地點 Where

這份企劃會發生在哪些地點?例如要去哪裡念書,要找哪間代辦,或是去哪裡補習。

備案:沒有達成怎麼辦?

以往做戶外實體行銷活動,一定要預想雨備:下雨怎麼辦?人生企劃也一樣,如果目標最後沒有達成,或是在寫企劃的過程中,發現無法克服的現實因素(例如疫情爆發無法出國),該怎麼辦?

很多人遲遲不行動的原因,是因為害怕失敗,但是「失敗」具體而言是什麼樣子?我們很常只把重點放在「失敗」兩個字,好像失敗就代表你整個人被否定了。

預先發想 Plan B,你就會知道:企劃沒有實現,根本沒那麼嚴重,下雨就沒辦法辦活動了嗎?加個遮雨棚,或換到室內舉辦,繞一下路、走到沒有相差太多的目的地就好啦!

失敗不可怕,最可怕的是因為害怕失敗而不行動。

推薦企劃思考工具

介紹完企劃的骨架和肌肉,接著推薦幾個我做企劃時常用的工具和技巧:

1. 心智圖

心智圖在思考架構時非常好用,從中心目標 Why 出發,用線條和框框幫助延伸初 What 和 How。視覺化的輔助,能讓企劃內容緊扣中心目標,不會太過發散混亂。

除了使用紙筆,很多數位工具也能製作心智圖。我用 Xmind 免費版,可以拖拉、收合展開末端心智圖,讓邏輯更簡潔、一目瞭然。

Xmind 心智圖
圖片來自 Xmind 官網

2. WBS

WBS(Work Breakdown Structure)是一種把大工作拆解成小項目的技巧,規劃 How 很好用,我會先寫下所有能想到的步驟,再排出先後順序,然後搭配 3. 甘特圖一起做時程規劃。

3. 甘特圖

抓時程的時候,利用視覺化的甘特圖畫出時程,能具體看到時間長度,幫助自己一目瞭然每個步驟應該花費的合理時間。

你可以在這裡下載我設計的 WBS + 甘特圖 Google 試算表空白範本。

甘特圖空白範本

企劃書範例

如果你對寫企劃完全沒概念,提供一份我之前在架網站時,所寫的企劃給你參考。

雖然曾在軟體公司工作過,對網站前後端架構有粗淺的了解,但是沒有工程背景的我,要實際生出一個網站還是很困難。透過製作企劃書,我從無到有做出人生研究所,才有現在你看到的這篇文章。

配合我的子彈筆記使用習慣,企劃書是用 Notion 製作(甘特圖另外使用 Google 試算表),你可以在任何習慣的地方製作企劃,也可以針對自己的需求彈性調整架構,不需要完全跟我一樣。

你會發現,我的企劃非常簡潔,所有事項只用列點呈現,因為我的需求是幫自己釐清方向、找出做法,而不是寫報告給別人看,不需要太多文字說明。如果你習慣把所有資訊都整理起來也非常好,不過注意不要被過量資訊給淹沒了。

自架網站企劃書範例

別讓新年願望只是願望

現在,你知道如何做企劃,也有幾個工具可以使用了。想想年初曾許下哪些新年願望?開始行動了嗎?如果還沒,不妨現在開始寫企劃,實現願望吧。不用害怕寫不出好企劃,企劃沒有正確的做法,只要能幫助自己行動,都是好企劃

如果你連企劃都不想開始,或許你該思考:你其實沒那麼想要那個願望。

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